Gällande fr.o.m. 2020-06-12

Hur Spotlight Group hanterar personuppgifter

Spotlight Group AB (”Spotlight Group”) värnar om din rätt till skydd av personlig integritet och är mån om att dina personuppgifter behandlas på ett säkert, korrekt och lagenligt sätt.  Medvetenhet om sekretess och integritet är därför viktiga inslag i vår verksamhet. Spotlight Group har antagit denna integritetspolicy (”Policyn”) i syfte att informera dig om hur dina personuppgifter behandlas av oss och i vilket syfte. Denna Policy omfattar all vår behandling av dina personuppgifter, oavsett hur dessa uppgifter har inhämtats.

När vi utvecklar Spotlight Groups tjänster föregås dessa av tekniska, fysiska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa såväl integritet som tillgänglighet för personuppgifter och annan information vi hanterar. Som personuppgiftsansvarig arbetar Spotlight Group ständigt med att säkerställa att våra tjänster samt interna processer möter de krav som ställs vid behandling av personuppgifter.

I Policyn beskrivs vilka kategorier av personuppgifter som Spotlight Group behandlar och vilka skäl som ligger till grund för denna behandling. Vidare redogörs också för information om varifrån vi samlar in dina personuppgifter, vem vi delar dina uppgifter med och hur länge vi lagrar inhämtade uppgifter. Policyn beskriver också hur du kan få tillgång till dina personuppgifter, framföra synpunkter om behandlingen eller samt hur du kontaktar oss vid frågor om vår personuppgiftsbehandling.

Personuppgifter som kan komma att samlas in av Spotlight Group

Spotlight Group behandlar olika kategorier av personuppgifter. Vi har därför delat in personuppgifter i olika kategorier. Exempelvis kan följande personuppgifter komma att behandlas:

  • Identifikations- och kontaktuppgifter såsom namn, personnummer eller nationellt identifikationsnummer, adress, telefonnummer, mailadress.
  • Uppgifter relaterade till utförande av uppdrag såsom kontonummer och fullmakter med därtill hörande personuppgifter.
  • Uppgifter för kommunikation i ärenden och andra hänseenden som grundar sig på din relation till Spotlight Group genom anställning, uppdrag, avtal eller likande, såväl för fysisk kommunikation som elektronisk kommunikation.

Ändamål och rättslig grund för behandling

Dina personuppgifter används framförallt för att fullgöra avtal som Spotlight Group har eller är på väg att ingå samt för att vi ska kunna uppfylla de rättsliga förpliktelser som ålägger oss. Nedan följer en beskrivning av de ändamål som Spotlight Group har vid behandling av personuppgifter, vad det aktuella ändamålet syftar till samt rättslig grund för varje ändamål.

Fullgörande av avtal

Spotlight Group samlar in, behandlar och lagrar dina personuppgifter för att kunna förbereda, tillhandahålla och administrera Spotlight Groups tjänster till dig – elektroniskt, fysiskt eller via telefon.

Rättslig förpliktelse

Spotlight Group är skyldiga att följa värdepappersrättslig- och annan för vår verksamhet tillämplig lagstiftning samt vid var tid gällande myndighetsbestämmelser. Inom ramen för detta hanterar vi dina personuppgifter för att exempelvis:

  • Upprätta och föra insiderförteckningar, samt
  • Rapportera till behöriga myndigheter såsom Skatteverket och Finansinspektionen.

Berättigat intresse

Spotlight Group erbjuder juridiska tjänster med målsättningen att skapa långa och goda relationer med våra kunder. Den rättsliga grunden för vår behandling är den avsedda och senare (i förekommande fall) avtalsrelationen mellan kunden och Spotlight Group. Därför behöver vi hantera vi dina personuppgifter för följande ändamål:

  • Uppfylla våra förpliktelser gentemot dig enligt offert, avtal eller motsvarande förpliktelse.
  • Genomföra marknadsaktiviteter där vi identifierar och föreslår tjänster som kan vara relevanta för dig. Du har dock alltid möjlighet att välja att avregistrera dig från nyhetsutskick och erbjudanden genom att kontakta oss.

Samtycke

Vi baserar behandling av personuppgifter på samtycke när du besöker vår webbplats. I anslutning härtill placeras en cookie med ett unikt ID i din webbläsare som vi använder för webbanalys så att vi kan förstå hur webbplatsen används. En cookie är en textfil som skickas från vår webbserver och som sparas av din webbläsare. Syftet är att möjliggöra en god användarupplevelse för dig på vår hemsida. Du ger ditt samtycke till detta när du accepterar användandet av cookies första gången du besöker vår webbplats. Däremot följer Spotlight Group inte hur du som enskild använder webbplatsen och därför lagras inte namn, e-post, IP-adresser eller liknande i våra cookies. Det erinras om att samtycke alltid kan återkallas när som helst för nyhetsutskick eller erbjudanden som enbart baseras på denna rättsliga grund.

Varifrån vi inhämtar dina personuppgifter

Spotlight Group kan komma att samla in personuppgifterna direkt från dig, till exempel vid nyttjande av tjänster hos Spotlight Group. Vi kan också komma att inhämta uppgifter från offentliga- och andra register, till exempel Bisnode, Bolagsverkets Näringslivsregister och myndigheter.

Vem vi delar dina personuppgifter med

Spotlight Group får enligt lag inte lämna ut information om dig om det inte föreligger tydligt stöd i samband med att vi uppfyller villkoren i avtal med dig eller för legalt syfte som kräver eller tillåter det, som exempelvis rapportering till myndigheter.

För att kunna uppfylla villkoren i våra kundavtal och övriga åtaganden kan vi komma att dela information om dig internt inom Spotlight Group och ibland även med externa företag som tillhandahåller avtalade tjänster till Spotlight Group och våra kunder. Det kan till exempel gälla finansiella infrastrukturparter, leverantörer, aktörer som agerar på kunders uppdrag eller andra parter i kundavtalet. I samtliga dessa fall åligger det Spotlight Group, i rollen som personuppgiftsansvarig, att se till att behandling av dina personuppgifter sker uteslutande för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka vi har inhämtat informationen.

Spotlight Group kan komma att anlita personuppgiftsbiträden för hela eller delar av behandlingen. Skriftliga avtal upprättas med varje sådant personuppgiftsbiträde och det åligger Spotlight Group att utöva den löpande kontroll av personuppgiftsbiträden som följer av lag och föreskrifter för att säkerställa att behandlingen sker på ett säkert och tillfredställande sätt samt att avbryta samarbete med personuppgiftsbiträde som inte kan lämna tillräckliga garantier om tillräcklig skyddsnivå.

Situationer när vi kan komma att dela dina personuppgifter utanför organisationen är:

  • Till godkända kreditupplysningsföretag för kreditupplysning i samband med att du ingår ett avtal med oss,
  • Till olika externa aktörer för uppfyllande av våra avtalsrättsliga förpliktelser, samt
  • Till olika myndigheter i syfte att uppfylla lagar och andra bestämmelser kring till exempel skatter och penningtvätt eller finansiering av terrorism.

Överföringar till tredjeland

Behandling av personuppgifter sker inom EU/EES och Spotlight Group överför inga personuppgifter företas utanför nämnda område. I sällsynta fall kan emellertid personuppgifter komma att överföras till och behandlas i land utanför EU/EES-området (s.k. tredjeland). Innan sådan överföring sker, tillser och säkerställer Spotlight Group att överföringen endast utförs under förutsättning att lämpliga skyddsåtgärder har vidtagits och företas i enlighet med vid var tid gällande reglering för sådan överföring, bl.a. Privacy Shield och standardavtalsklausuler som EU-kommissionen har godkänt.

Lagringstid

Spotlight Group lagrar endast dina personuppgifter så länge vi behöver för att kunna tillhandahålla avtalade tjänster eller så länge vi har ditt samtycke till behandling och laglig grund för sådan behandling föreligger. Vi sparar också personuppgifter för att kunna uppfylla våra rättsliga förpliktelser, t.ex. värdepappersrättsliga och bokföringsrättsliga ålägganden samt då skyldighet föreligger till följd av lag eller myndighetsbeslut.

Om du avslutar någon tjänst hos Spotlight Group behöver vi därefter, med anledning av förpliktelser som följer av lag, spara en del av dina personuppgifter som är kopplade till den relevanta tjänsten under viss tid. Exempelvis kräver Skatteverket att vi behåller vissa personuppgifter i sju (7) år för att vi ska kunna uppfylla vår rapporteringsskyldighet.

Dina rättigheter

När dina personuppgifter behandlas av Spotlight Group har du följande rättigheter:

  • Du har rätt att få tillgång till de personuppgifter vi behandlar om dig. Uppgifterna lämnas i form av en kopia (genom registerutdrag). Begäran om registerutdrag är vanligen avgiftsfri;
  • Om uppgifterna vi har om dig är felaktiga eller ofullständiga kan du begära att vi rättar eller kompletterar dem;
  • Du har, under vissa förutsättningar, rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas för vissa angivna ändamål;
  • Du har rätt att invända mot en behandling av dina personuppgifter som sker med stöd av intresseavvägning;
  • Du har under vissa förutsättningar rätt att bli raderad (”rätt att bli bortglömd”), dvs. att få de personuppgifter vi har om dig permanent raderade. Vi har dock rätt att neka radering i vissa situationer, t.ex. om vi är skyldiga enligt lag att spara uppgifterna;
  • Om du inte vill få direktmarknadsföring från Spotlight Group kan du när som helst kontakta oss;
  • Du har rätt till dataportabilitet, vilket innebär att du, under vissa förutsättningar, har rätt att få dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format överförda till annan personuppgiftsansvarig.

Du har normalt rätt att utnyttja ovanstående rättigheter kostnadsfritt. Spotlight Group kommer besvara begäran utan onödigt dröjsmål och vanligen inom en (1) månad från det att begäran mottagits. Om begäran är orimlig eller ogrundad har emellertid Spotlight Group rätt att inte tillmötesgå din begäran. Därutöver kan Spotlight Group begära ytterligare information för att styrka din identitet.

Spotlight Group har vidtagit lämpliga tekniska, administrativa och organisatoriska säkerhetsåtgärder i syfte att säkerställa att dina personuppgifter endast behandlas av behörig personal och för att förhindra att personuppgiftsincidenter inträffar. Vi ser också löpande över och utvärderar behovet av förbättringar avseende dessa åtgärder.

Ändringar i integritetspolicyn

Spotlight Group kan komma att göra ändringar i denna Policy om detta erfordras av lag, förordning, myndighetsföreskrift eller om det annars bedöms vara nödvändigt för att Spotlight Group ska upprätthålla en tillfredställande skyddsnivå. Den senaste versionen av Policyn finns alltid tillgänglig på vår hemsida, https://spotlightgroup.se/sv/.

Kontaktuppgifter

Om du har frågor eller synpunkter kring hur vi behandlar dina personuppgifter är du välkommen att kontakta Spotlight Group via info@spotlightgroup.se eller till följande postadress:

Spotlight Group AB

Stortorget 3
211 22 Malmö

Du kan också kontakta Datainspektionen för eventuella klagomål rörande behandlingen av dina personuppgifter.